Zarządzanie

PODSTAWY SPRAWNEGO DZIAŁANIA Prakseologia- nauka o działaniu sprawnym stworzyli ja Polacy prof. Tadeusz Kotarbiński TRAKTAT O DOBREJ ROBOCIE przeniósł prakseologię do organizacji zarządzania twórcy: prof. Jan Zieleniewski, prof. Tadeusz Pszczołowski, prof. Witold Kieżun Prakseologia to analiza pojęć i metod działania działanie- zachowanie celowe cel- jest to przyszły stan rzeczy pożądany pod pewnym względem przez podmiot działający cel nie równa się zadaniu nie jest tym samym zadanie- to obowiązek narzucony przez kogoś lub sobie samemu Jednym z najważniejszych zadań każdego menadżera jest powodowanie by zadania które muszą być zrealizowane w organizacji stały się celami dla tych którzy powinni je zrealizować Sprawność w znaczeniu: *syntetycznym (ogólnym) ogół walorów, cech sprawnego działania *uniwersalnym- każdy walor sprawnego działania osobno SYSTEM OCEN PRAKSEOLOGICZNYCH *ocena sprawnego działania- skuteczność, mierzą skuteczność działań jest stopień osiągania celów *ekonomiczność- stosunek szeroko rozumianych wyniku użytecznego do kosztów szeroko rozumianych E=Wu/K E=1 obojętne E<1 nieekonomiczne EKONOMIZACJA działanie na rzecz wzrostu ekonomiczności 3 WARIANTY EKONOMIZACJI a)max wynik użyteczny przy stałych kosztach- wariant wydajnościowy b)stały wynik użyteczny a koszty są min. wariant oszczędnościowy c)max wynik użyteczny a koszty są minimalne- wariant niealternatywny CH. HANDY zajmuje się teorią zarządzania ½*2*3 aby uzyskać efekt restrukturyzacji należy zmniejszyć zatrudnienie o połowę, pozostałym zwiększyć wynagrodzenie dwukrotnie za trzykrotny wzrost wydajności CZY TO MUSI BYĆ ZROBIONE? Nie to happy tak to: Czy ja to muszę zrobić? Nie to happy i pytanie kto- wydelegować kogoś Tak to: działaj w sposób zorganizowany tzn. zgodnie z cyklem działania zorganizowanego (cyklem organ.) SKŁAD CYKLU ORGANIZACYJNEGO *jasne określenie celu *zbadanie środków i warunków niezbędnych do osiągnięcia celu *przygotowanie środków i warunków niezbędnych do osiągnięcia celu *działanie zgodnie z planem (realizacja) *kontrola (porównanie tego co osiągnięto z tym co zamierzono) KORZYSTNOŚĆ działanie jest korzystne tedy gdy Wu>K Wu=K obojętny Wu4 =)2+2=4 -)2+2<4 (Entropia- proces wyrównywania energii w systemie prowadzący do utraty struktury) Efekty *audytorium- zachodzi gdy ktoś robi coś mając świadomość bycia obserwowanym przez kogoś innego *facylitacyjny- pojawia się gdy ktoś robi coś w towarzystwie osób robiących to samo 2.system jako całość silniej wpływa na swoje elementy niż odwrotnie przyjęcie tego założenia umożliwia oddziaływanie na decyzje i działania ludzi nie poprzez perswazje i apele ale projektowanie i przeprojektowywanie procesów, procedur, struktur 3.usprawnianie funkcjonowania podsystemów nie prowadzi automatycznie do wzrostu sprawności całości suboptymalizacja nie równa się optymalizacja Aby suboptymalizacja zaowocowała optymalizację należy zidentyfikować podsystem kluczowy stosując regułę „20-80%” zgodnie z tą regułą aby osiągnąć 100% efektów należy ponieść 100% nakładów ale zwykle tak jest że zaledwie 20% daje 80% efektów i odwrotnie. Podsystemy kluczowe: 1.wąskie gardło- efektywność całości w dół 2.lokomotywa- efektywność całości w górę 4.Z zawodowych elementów można zbudować wysoce niezawodną całość łącząc je odpowiednio raczej równolegle niż szeregowo 5.W systemach wszystko jest ze wszystkim powiązane nie ma zdarzeń i procesów izolowanych oddziaływanie na wybrany podsystem może spowodować przesunięty w czasie i przestrzeni spotęgowaną reakcję lub odpowiedź systemu *Szczególnie ważną umiejętnością człowieka współczesnego jest umiejętność przewidywania reakcji lub odpowiedzi w obrębie podsystemu na decyzje lub działania menadżera. ORGANIZACJA JAKO SYSTEM Organizacje są systemami sztucznymi i naturalnymi zarazem *sztuczne bo są celowo tworzone dla realizacji określonych misji * naturalne bo tworzą je ludzie zatrudniający ludzi którzy dążą do trwania a nie do rozstania 2.Organizacje są systemami otwartymi tzn mają swoje otoczenie i prowadzą z nim nieustanną wymianę energii, materii, informacji Otoczeniem organizacji jest wszystko to co znajduje się na zewnątrz jej i wchodzi z nią w interakcje. Wyróżniamy otoczenia a)ogólne i zadaniowe b)stabilne, zmienne, burzliwe Otoczenie ogólne – identyczne dla różnych organizacji funkcjonujących na konkretnym obszarze większość musi się do niego dostosować analizujemy stosując formułę P(otoczenie prawno-polityczne)E(o ekonomiczno-finansowe)S(o społeczno-kulturowe)T(o techniczno-technologiczne)E(o ekologiczne)M(o międzynarodowe) Otoczenie zadaniowe – jest różne wiąże się z konkretnym zakresem działania oraz z misją realizowaną w wybranej domenie rynku domena rynku- jest to ta jego część na której organizacja operuje dążąc do uzyskania lub utrzymania przewagi strategicznej nad konkurentami na otoczenie to org może wpływać Otoczenie to analizujemy posługując się kategorią interesariuszy Interesariusze – są to grupy interesu nacisku lobbystyczne organizacje itd. Które mają własne interesy związane z konkretną org Analiza interesariuszy wymaga określenia interesariuszy kluczowych określenia ich kluczowych interesów ich sposobów i siły wpływu na naszą organizację określenia naszych oddziaływań i ich siłę w kontekście naszych interesów Otoczenie stabilne- to takie w którym niewielkie zmiany przebiegają tak wolno że w interesującym nas czasie można nie brać ich pod uwagę Otoczenie zmienne- znane zmiany zachodzą w znanych momentach i sposób Otoczenie burzliwe- nieznane zmiany zachodzą w momentach i sposób niemożliwy lub bardzo trudny do przewidzenia 3.Organizacje są strukturalizowanymi systemami społeczno-technicznymi Podział org na podsystem społeczny i techniczny dokonany jest wg kryterium przewidywalności reakcji lub odpowiedzi w ich obrębie na decyzje lub działania menadżerskie podsystem techniczny jest wysoce przewidywalny gdy dysponujemy odpowiednią wiedzą zaś społeczny przewidujemy w dużo mniejszym stopniu. Ze względu na ten dualizm zarządzanie jest jednocześnie nauką i sztuką. Organizacje są systemami hierarchistycznymi składają się z subsystemów W każdej organizacji wyróżniamy *podsystem kierowniczo kontrolny *wykonawczy Organizacje są systemami złożonymi, ich opis i badanie możemy upraszczać wykorzystując metodę czarnej skrzynki Polega ona na analizie zmian na wyjściach systemu pod wpływem zmian na wejściach bez wnikania w strukturę systemu i mechanizm Organizacje mają zdolność do doskonalenia się do podwyższania swojej efektywności do negentropii. W organizacjach nieustannie ścierają się dwie sentencje adaptacyjna (ku zmianom) i konserwatywna (przeciw zmianom). Organizacje są systemami ekwifianalnymi tzn mają zdolność do osiągania zbliżonych stanów końcowych różnymi drogami z różnych punktów wyjścia nie ma dwóch takich samych organizacji chociaż są podobne. Każda organizacja różni się od innej bowiem różne są jej elementy i powiązania między nimi co oddaje formuła 7S+2+finanse Formuła 7S została spopularyzowana przez Toma Petersa i Roberta Watermana którzy w 1982 wydali książkę która w polskim tłumaczeniu nosi tytuł Poszukiwanie doskonałości w biznesie Publikacja ta zaczęła nową falę w zarządzaniu Zgodnie z tą formułą podstawowymi narzędziami są strategia, struktura formalne, formalne procedury, pracownicy, kwalifikacje, style i wartości 2 we wzorze to wizja i misja Rola organizacyjna jest to wiązka zachowań oczekiwanych od osób zajmujących konkretne pozycje w strukturze formalnej org. Role są gra a sposób tej gry jest silnie uwarunkowany kulturowo. ROLE MENADŻERA Pozycja i władza formalna Role interpersonalne *reprezentant *przywódca *łącznik Role informacyjne *mentor *rozdzielający informacje *rzecznik Role decyzyjne *przedsiębiorca *kierujący *rozdzielający zasoby *negocjator ROZWIĄZYWANIE PROBLEMU Sytuacja problemowa- jest to istniejąca obiektywnie rozbieżność między tym jak jest a tym jak być powinno Aby zaistniał problem *konkretny ktoś musi dostrzec sytuację problemową, musi wystąpić percepcja (wszelkie postrzeganie zmysłowe) *ten ktoś musi chcieć rozbieżność zmniejszyć lub wyeliminować musi wystąpić motywacja odczuwana jako napięcie *ten ktoś nie może mieć gotowego rozwiązania musi wystąpić trudność która koniecznie czynu twórczość R.L.ACKOFF Sposoby radzenia sobie z problemami: *przymykanie oczu na problem w nadziei że sam się rozwiąże *analiza przyczyn problemu, identyfikacja kluczowych przyczyn, oddziaływanie na nie by przywrócić stan zgodny z normą jest to podejście analityczno-diagnostyczne, historyczne i kliniczne Poznawanie, badanie rzeczywistości zmienianie jej wymaga: *opisu *analizy *diagnozy *prognozy *projektu Rozwiązanie problemu czyli wybór wariantu który maksymalizuje lub minimalizuje wyrażony alfanumerycznie funkcję. W większości przypadków ludzie nie podejmują decyzji optymalnie zgodnie z zasadą ograniczonej racjonalności podejmują decyzje zadowalające Wyróżniamy racjonalność: *metodologiczną *rzeczową