Pojęcie zarządzania było formułowane przez różnych autorów. Najbardziej racjonalna wydaje się definicja sformułowana przez Tadeusza Kotarbińskiego. Według niego zarządzanie jest to powzięcie decyzji rozpoczęcia lub zaprzestania prowadzenia działalności na podstawie znajomości celów i środków. Według innych autorów również zasadniczym problemem jest wyznaczenie celu oraz drogi zmierzające do jego realizacji. Na temat realizacji celów jest wiele poglądów i teorii w zależności od rodzaju organizacji, typu przedsiębiorstw, warunków społeczno ? ekonomicznych oraz systemu podejścia do zarządzania.
Cel w teorii zarządzania ma zasadnicze znaczenie. Znane jest powiedzenie Cycerona,:?Jeśli nie znasz portu, do którego zmierzasz, zawsze przeciwne wiatry będą ci wiały?. Jeśli nie mamy celu lub jest on nie jasny, źle sformułowany to wtedy nic nie osiągniemy. Każdy cel musi być realny do osiągnięcia, powinien być jeden główny, nie może być sprzeczności celów. Gdy mamy ustalony cel wtedy przechodzimy do jego realizacji, a więc podejmowania decyzji, które będą do tego zmierzały. Aby obiektywnie podejmować takie decyzje należy zgromadzić maksimum informacji i poddać je analizie. Zgromadzone informacje np.: wiedza, praktyka dane liczbowe itp. możemy podzielić na wewnętrzne (księgowość, raporty, sprawozdania, informacje słowne) i zewnętrzne (rynek, moda, dane statystyczne). Trzeba jednak zdawać sobie sprawę, że nadmiar informacji może powodować tzw. szum informacyjny. Podejmowanie decyzji jest to wybór z wielu wariantów jednego najbardziej odpowiedniego. Większość podejmowanych decyzji zmierzających do osiągnięcia celu odbywa się w warunkach ryzyka i niepewności. Z ryzykiem mamy do czynienia, gdy możemy przewidzieć metodami obliczeniowymi prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu, gdy tak nie jest wtedy będzie to niepewność. Decyzje powinniśmy podejmować tylko w warunkach ryzyka.
Pojęcie zarządzania może być używane w dwóch znaczeniach:
- szerszym, gdy obejmuje zarządzanie rzeczami, sytuacjami i kierowanie ludźmi
- węższym, jako kierowanie:
Pełny proces zarządzania firmą jak już wspomniano na wstępie składa się z dwóch zasadniczych czynności:
1. ustalenia celi i podejmowania decyzji
2. wprowadzenia w życie powziętych decyzji
Szczegółowo można to podzielić na 7 etapów:
1. określenie celu
2. zgromadzenie informacji i podjęcie wstępnej decyzji
3. analiza różnych rozwiązań i przeprowadzenia odpowiednich obliczeń
4. decyzja ostateczna
5. wprowadzenie decyzji w życie i przyjęcie za nią odpowiedzialności
6. kontrola wykonania
7. wyciągnięcie wniosków i zagadnień powstałych w wyniku procesu decyzyjnego
W zarządzaniu i kierowaniu decydującym czynnikiem jest czynnik ludzki, czego dowodzą liczne publikacje z zakresu organizacji i socjologii. Przy rozpatrywaniu czynnika ludzkiego największy wpływ na proces zarządzania ma kierownik. Kim on jest? Jest to człowiek, który podejmuje decyzje w stosunku do ludzi, rzeczy i ponosi za te decyzje odpowiedzialność (np.: służbowa, moralna, karna, materialna). Ze stanowiskiem kierowniczym wiąże się władza. Jest to jeden z wielu typów społecznego zarządzania i zakłada subordynację, dominowanie, przymus i zachętę. Stopień przejawiania się władzy zależy od tego, czy dany system objawia się wyższą ceną (nie chodzi tu o cenę wyrażoną w pieniądzu).
Kierownik pełni ważną rolę w każdej organizacji. Zadaniem kierownika jest działać tak, aby jego podwładni włączyli się do pracy w instytucji lub firmie i rozumieli cel, jaki wyznaczył im kierownik. Kierownik powinien:
- podejmowane decyzje formułować jasno i precyzyjnie
- organizować prace zgodnie z celem i środkami, jakimi dysponuje
- właściwie dobierać ludzi na poszczególne stanowiska i określać ich prawa i obowiązki
- wysłuchać, co mają do powiedzenia jego podwładni, odpowiedzi udzielać najpóźniej po 24 godzinach
- dbać o podnoszenie kwalifikacji swoich pracowników
- pozytywnie motywować i pobudzać rozwój inicjatyw
- dbać o sprawiedliwe wynagrodzenie i właściwe stosunki międzyludzkie
- okresowo kontrolować działania podwładnych
Generalnie powinien on nadawać rzeczom i działalnościom właściwe proporcje oraz dostosowywać środki do celów. Wszystko to odnosi się do czterech etapów kierowania:
1. planowanie
2. organizowanie
3. przewodzenie
4. kontrolowanie
Każdy kierownik powinien działać efektywnie, czyli skutecznie ? umieć wybrać właściwy cel i sprawnie ? umieć robić rzeczy we właściwy sposób, w osiąganiu wyznaczonych celów. Dobrym przykładem będzie tu firma General Motors (GM), gdzie jej menadżerowie w latach 70-tych zlekceważyli zmiany na rynku. Wtedy, gdy wzrastał popyt na małe samochody o mniejszym zużyciu paliwa GM nadal produkowała duże samochody. Nie uwzględniając potrzeb klienta firma ta straciła na swojej konkurencyjności, dlatego tak ważny jest kierownik, który potrafi wybrać właściwy cel.
Wynika z tego, że człowiek, który ma być kierownikiem powinien posiadać pewne określone cechy. Najważniejsze cechy osobowe, czyli najbardziej pożądane to:
- inteligencja
-odpowiedzialność
-umiejętność współpracy
- trafny sąd
- aktywność
- szybkość podejmowania decyzji
Kierowników możemy podzielić na dwie grupy w zależności od:
1. szczebli zarządzania
2. formy zarządzania
W pierwszej grupie znajduje się kierownik najniższego szczebla (np.: brygadzista, mistrz, kierownik pracowni), kierownik średniego szczebla, który nadzoruje prace kierowników pierwszego szczebla i wykonawców oraz naczelne kierownictwo, które składa się z niewielkiej liczby osób i ponosi odpowiedzialność za całokształt zarządzania (np.: dyrektor, zastępca dyrektora, prezes). Grupa druga, czyli ze względu na formę działalności, jaką nadzoruje to kierownik funkcjonalny, odpowiada on tylko za jeden rodzaj działalności np.: finanse, marketing i kierownik liniowy, który odpowiada za całą filię lub samodzielny zakład.
Wyniki analiz i badań oraz dyskusja nad tymi wynikami dotyczącymi zarządzania pozwalają stwierdzić, że nowa logika zarządzania zaczyna krystalizować się wokół trzech zasad:
1. prostoty
2. autonomii
3. zarządzania przez kulturę
Zasada prostoty polega na założeniu, że najlepszą odpowiedzią na złożoność stosunków społecznych i przedsięwzięć jest prosta organizacja ? zamiast coś skomplikować uprość to. W zasadzie autonomii chodzi o respektowanie praw i potrzeb jednostki, a także o zrozumienie, że w organizacji potrzebna jest swoboda jednostek, czyli upodmiotowienie pracownika. Zasada trzecia wynika z logicznej konsekwencji dwóch pierwszych zasad. Zarządzanie nie może odbywać się za pomocą starych reguł opartych na porządku hierarchicznym. Do minimum należy ograniczyć reguły nakazów i zakazów. Jak dowodzą różne publikacje zasady te są powszechnie stosowane, wynika z tego, że motywowanie pracowników, system pochwał, a także wprowadzenie pewnego rodzaju swobody w podejmowaniu działań prowadzi do poprawy samooceny danego pracownika, a co za tym idzie jego wydajności i efektywności. Wprowadzanie nowych, lepszych form i sposobów zarządzania i kierowania stwarza nowe możliwości dla menadżerów XXI wieku.
Literatura:
J.A.F. Stoner: ?Kierowanie?, Warszawa 2001, PWE, wyd. II
R. Manteuffel: ?Zarządzanie i kierowanie przedsiębiorstwem rolniczym?, Warszawa 1981, PWN
J. Kortan: ?Podstawy ekonomiki i zarządzania przedsiębiorstwem?, Warszawa 1979
M. Crozier: ?Przedsiębiorstwo na podsłuchu?, Warszawa 1993, PWE