Intranet, bezcenne rozwiązanie dla każdej firmy.
Wszyscy doskonale wiemy, jak ważna dla działania przedsiębiorstwa jest sprawna komunikacja i właściwa organizacja. Bez wątpienia, aby firma mogła sprawnie funkcjonować, konieczne jest szybkie i skuteczne przekazywanie informacji. Nie bez znaczenia dla rozwoju pozostaje integracja pracowników oraz ich dostęp do właściwych danych i zasobów firmy. Możliwość szybkiej oceny stanu poszczególnych działów, jak też przekrojowej analizy działalności, poprzez wykorzystanie narzędzi raportowania, nie pozostaje bez znaczenia dla maksymalnego wykorzystania czasu pracy, o które prezesi tak bardzo zabiegają .Te i wiele innych korzyści niesie za sobą intranet, sieć komputerowa ograniczające się do komputerów np. w firmie lub organizacji. Jest to zestaw narzędzi internetowych, umożliwiający zbudowanie systemu komunikacji wewnątrz firmy z poziomu przeglądarki WWW. Polega na utworzeniu serwisu dostępnego tylko dla pracowników danej firmy. Może on zostać w pełni zintegrowany z istniejącymi już systemami, dzięki czemu nie trzeba zaopatrywać się w kolejne licencje innych systemów.
Intranet przede wszystkim znacznie obniża koszty działalności i zwiększa wydajność pracowników. Następuje to dzięki usprawnieniu komunikacji między pracownikami. Każdy, kto potrzebuje jakichkolwiek informacji, może je szybko i sprawnie uzyskać za pośrednictwem strony WWW dostępnej z firmowego komputera. Intranet umożliwia również szybki i efektywny obieg dokumentów wewnątrz firmy. Współcześnie intranet wykorzystuje się zarówno w instytucjach i urzędach administracji centralnej i samorządowej, w korporacjach, jak też w małych, kilkudziesięcioosobowych firmach. Istota wdrożenia intranetu wygląda bardzo podobnie nawet dla różnych typów organizacji. Systemy standardowe są dobrym rozwiązaniem dla każdego rodzaju instytucji. Współcześnie intranet wykorzystuje się zarówno w instytucjach i urzędach administracji centralnej i samorządowej, w korporacjach jak też w małych kilkudziesięcioosobowych firmach. Istota wdrożenia intranetu wygląda bardzo podobnie nawet dla różnych typów organizacji. Systemy standardowe są dobrym rozwiązaniem dla każdego rodzaju instytucji .Jeśli w firmie zauważa się brak efektywności np. w przekazywaniu informacji, nieskuteczną komunikację między działami i pracownikami czy pragnie się obniżyć koszty, a także poprawić organizację pracy, wprowadzenie Intranetu pomoże w spełnieniu tych oczekiwań .
W firmie producenta flag i druku wielkoformatowego procesy obsługi klientów, produkcji oraz komunikacji wewnętrznej oparte były na systemie dokumentów papierowych, gromadzonych w segregatorach. System ten naturalnie okazał się niedoskonały. Dane, które przepływały między działem handlowym, produkcji i obsługi klienta gubiły się, były nieaktualne, przechowywane w niezabezpieczonych pomieszczeniach. Wszystko razem przekładało się na opóźnienia w realizacji zamówień, straty i konieczność pracy w nadgodzinach. Poza tym, każdy z pracowników zobowiązany był do wykonywania żmudnej pracy biurowej. Zatrudnieni chcąc usprawnić sobie pracę, postulowali o wprowadzenie odpowiedniego dla nich narzędzia. Dzięki wdrożeniu intranetu do przedsiębiorstwa, łatwiejsza stała się nie tylko komunikacja wewnętrzna firmy, ale także po pewnym czasie zauważalna były oszczędność na poziomie 20% dziennego czasu pracy.
Brak szybkiej reakcji na potrzeby firmy, jest problemem, który uwidacznia się poprzez zmniejszenie jej efektywności, czy też mniej sprawnym przekazem informacji, która jest bardzo ważna dla kadry zarządczej. Kolejnym aspektem przemawiającym na korzyść intranetu, jest redukcja kosztów operacyjnych, które w każdym przedsiębiorstwie są jednym z większych wydatków działalności przedsiębiorstwa. Problemem niezwykle istotnym jest, niemożność szybkiego i klarownego przekazywania informacji w firmie. Rozwiązaniem jest Intranet, który dzięki swej prostocie, przejrzystości i szybkości, sprawia, że informacja jest przekazywana znacznie szybciej, co daje większą mobilność pracowników. Nieraz problemem w firmie jest duża ilość dokumentów, bibliotek, czy archiwów, które w swej ogromnej liczbie, stają się niedostępne, a dotarcie do poszukiwanych informacji - czasochłonne. Korzyści z wdrożenia intranetu są zatem olbrzymie.
Pierwsze efekty korzystania z intranetu są widoczne już tuż po jego uruchomieniu. Wynika to najczęściej z jasnego określenia reguł i procedur oraz zauważyć można nowe spojrzenie na bardziej funkcjonalnie dostępne zasoby czy bazę dokumentów. Ważne jest jednak okresowe analizowanie skutków wdrożenia pod kątem organizacyjnym, ale również ekonomicznym. Zauważalnym zyskiem jest również oszczędność w obszarze materiałów biurowych, skróceniu czasu realizacji zadań przez pracowników, obniżeniu kosztów dystrybucji wiedzy i szkoleń czy zmniejszeniu ilości zajmowanego miejsca na dyskach komputerów lokalnych. Aby zlikwidować powyższe problemy, oprócz wdrożenia Intranetu, niezbędne jest także zaangażowanie pracowników.
Intranet może stać się kluczowym narzędziem dla firm, stawiających na poprawę, nie tylko jakości pracy, ale i rentowność w prowadzeniu działalności.
Intranet to nie tylko system informatyczny, dlatego ważne jest umiejętne zastosowanie. Sukces wdrożenia zależy od osób, które go wdrażają oraz doświadczenia konsultantów firmy prowadzącej wdrożenie. Aby system był w pełni akceptowalny przez jego użytkowników, musi być intuicyjny, ponieważ może spotkać się z odrzuceniem..
Czasem , by polepszyć sytuację przedsiębiorstwa wystarczy tak niewiele. Często okazuje się, że rozwiązanie z pozoru trudnych dla nas problemów, jest prostsze niż wcześniej myśleliśmy. Wystarczy odrobina dobrych chęci, by poprawić i usprawnić funkcjonowanie firmy. Niewątpliwie do bezcennych rozwiązań można zaliczyć wykorzystanie Intranetu. Powinniśmy jednak docenić jego ogromne znaczenie zarówno dla małych działalności, jak i tych nieco większych, a przede wszystkim pamiętać, że główną zasadą przemian jest postęp.
