Proces podejmowania decyzji to inaczej proces planowania. Słowo “planować” pochodzi od łacińskiego “planta” - szkic budynku. “Planować” znaczy, zatem: zaprojektować szkic, schemat, jak należy coś zrobić czy wykonać. Przekładając to na rozumowanie, jeżeli można tak powiedzieć, z zakresu zarządzania, w najprostszej formie „planowanie” oznacza wytyczanie celów organizacji i określanie sposobu ich najlepszej realizacji. Planowanie to proces obejmujący przewidywanie przyszłego układu warunków i środków działania oraz formułowanie celów działania przy uwzględnieniu cech tego układu. Planowanie jako proces ciągły składa się z usystematyzowanych działań i obejmuje następujące części składowe:
1) cele ogólne,
2) środki,
3) zasoby,
4) realizacja,
5) kontrola.
W procesie planowania można wyróżnić następujące etapy:
· określenie celów
· ocena obecnej sytuacji
· ustalanie procedury postępowania (procedura w planowaniu to opis przemiany posiadanych zasobów w rezultaty. Innymi słowy- jest to określenie tego, co, kto i kiedy ma wykonać i kto jest za to odpowiedzialny)
· ustalenie harmonogramu pracy
· wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za realizację planów, zakresu jej władzy, sposobów sprawowania kontroli nad planem i zasobami oraz odpowiedzialności za wynik, za który ta osoba odpowiada
· sprawdzenie wykonania planów oraz kosztów jego wprowadzenia w życie.
Planowanie można definiować jako określanie pożądanego przyszłego stanu i czasu jego osiągnięcia oraz ustalenie działań niezbędnych do osiągnięcia zamierzeń mających formę planu, które nie mogłyby się urzeczywistnić naturalną koleją rzeczy. Definicje planowania w przedsiębiorstwie na ogół koncentrują się wokół ustanawiania celów i decydowania o właściwym toku działań poprzez ustalanie zadań.
Cele w działalności organizacji spełniają cztery ważne funkcje:
1. stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działaniom ludzi pracujących w organizacji a co za tym idzie pozwalają wszystkim zrozumieć, dokąd organizacja zmierza i dlaczego osiągnięcie pewnego docelowego stanu jest tak ważne,
2. praktyka ustalania celów wpływa na planowanie. Czyli mówiąc krótko skuteczne wytyczanie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono z kolei ułatwia ustalanie celów w przyszłości,
3. cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników. Jeżeli konkretnie sformułujemy cele o umiarkowanym stopniu trudności to możemy motywować ludzi do cięższej pracy, zwłaszcza jeśli osiągnięcie celu może zostać wynagrodzone,
4. ostatnia ważna funkcja jaka dają cele to skuteczny mechanizm oceny i kontroli. Oznacza to, że przyszłe wyniki będzie można ocenić na podstawie stopnia realizacji wytyczonych dziś celów.
