Proces zarządzania opiera się na czterech bazowych funkcjach. Należy tu wymienić: planowanie, organizowanie, kierowanie i kontrolowanie.
PLANOWANIE – to określenie celów organizacji i działania podporządkowanego pewnej metodzie, planie czy logice, a następnie decydowanie o wyborze najlepszego sposobu realizacji założonego celu. Planowanie pozostaje w ścisłym związku z procesem podejmowania decyzji z określonego zbioru dostępnych rozwiązań.
Poznanie otoczenia, w którym działa przedsiębiorstwo pozwala skutecznie określić plan działania. Dodatkowo biorąc pod uwagę ustaloną misję (posłannictwo) firmy menedżerowie określają całą gałąź celów, które to stają się następnie podstawą przyjęcia odpowiednich strategii działania na wszystkich szczeblach. Ramy czasowe planowania obejmują: długi okres (plany strategiczne), średni okres (plany taktyczne) oraz krótki okres (plany operacyjne).
Podczas ustalania siatki celów zalecana jest koncentracja na takich obszarach jak: tworzenie i dostarczanie wartości, pozycja na rynku, rentowność oraz jakość.
ORGANIZOWANIE – to proces porządkowania, przydzielania, koordynowania działań i zasobów poszczególnym członkom organizacji, nawiązanie współpracy w ramach określonej struktury stosunków, wprowadzenie określonego ładu, to takie zagospodarowanie, które w najlepszy sposób pozwoli zrealizować określony plan. W efekcie organizowanie powstają struktury systemów materialnych i społecznych, których świadome przyporządkowywanie uwzględniając przyjęte cele i kryteria doprowadza do wykluczenie działań mało intensywnych i efektywnych.
Nie mniej ważnym jest rekrutacja nowego personelu, który zostanie włączony do istniejącej struktury stosunków. Dobór nowej obsady jest poprzedzony projektowaniem stanowisk pracy tj. określeniem zakresu obowiązków pracownika na podstawie specjalizacji czy rozszerzenia stanowiska pracy, rotacji między stanowiskami pracy oraz na wzbogaceniu i grupowaniu stanowisk pracy.
Ważnym elementem będzie delegowanie, proces polegający na rozkładzie władzy, przekazywaniu części swoich obowiązków innym pracownikom. Współzależności między poszczególnymi wydziałami są koordynowane ze względu na stopień powiązania czynności różnych wydziałów.
KIEROWANIE – to proces przewodzenia oraz motywowanie kadry pracowniczej organizacji. Określa, w jaki sposób kierownik powinien kierować podwładnymi oraz jego stosunki z pracującymi dla niego ludźmi, jego zadaniem jest zachęcanie do wspólnego wykonywania potrzebnych zadań i wspólnego osiągania celów wytyczonych z etapów planowania i organizowania. Odpowiednia atmosfera ułatwia pracownikom możliwie najefektywniejsze wykonywanie pracy. Problematyka kierowania opiera się na trzech głównych podejściach: atrybutowym - zajmującym się identyfikacją cech charakterystycznych dla skutecznego kierownika, behawioralnym – akceptującym określające zachowania kierowników oraz sytuacyjnym – określającym model postępowania menedżerów ze względu na specyfikę określonej organizacji.
KONTROLOWANIE – to końcowa faza zarządzania, proces zmierzający do zapewniania, aby rzeczywiste działania były zgodne z planowanymi, to obserwacja i systematyczne wprowadzanie korekt do bieżących działań dla ułatwienia realizacji celów. W sytuacji, gdy jakaś część organizacji nie dział zgodnie z założeniami, zadaniem kierownika jest identyfikacja przyczyny takiej sytuacji oraz natychmiastowego wszczęcia postępowania naprawczego mającego na celu poprawę stanu organizacji. Kontrola niezbędna jest w sytuacjach zmiany otoczenia przedsiębiorstwa, złożoności organizacji, nieuchronności błędów. Spełnia wiele ważnych funkcji-porównuje rzeczywiste wyniki z planowanymi, koryguje błędy, wpływa na kształt przyszłych działań.
Ważnym elementem jest ustalenie zakresu kontrolowanego obszaru (produkcja, finanse, zaopatrzenie, marketing, zasoby ludzkie) w celu usprawnienia funkcjonowania organizacji.
ęMOTYWACJA - proces regulacji psychicznych nadający energię zachowaniu i ukierunkowujący je na osiągnięcie jakiegoś celu; może mieć charakter świadomy bądź nieświadomy.
Definicja ta mówi o motywacji bardziej w ujęciu uniwersalnym gdyż brak tutaj odniesienia do procesu zarządzania, w którym dominującą role odgrywa proces podejmowania decyzji zwłaszcza, gdy odnosi się on do ludzi. Dlatego tez uwzględniając powyższy aspekt można przytoczyć definicje za prof. A. Stabryłą ze motywacja to „1) atrybut świadomości człowieka jako cechy, która uzasadnia aktywizacje działania bądź jego zachowanie; synonim motywowania (…) jest funkcją bodźcową i argumentacją, zdeterminowaną przez środowisko pracy, środki zachęty i perswazji; 2) motywacji nadajemy sens pozytywny, wyrażający konsensualne i partnerskie stosunki miedzy kierownictwem a wykonawstwem” [A. Stabryła 2001, s. 189].
Organizacje mogą tworzyć własne systemy motywacyjne (bądź kombinacje już istniejących) będące zbiorem czynników oddziaływujących na jej uczestników w celu wykształcenie wśród nich zachowań przydatnych do sprawnego i kompleksowego funkcjonowania organizacji. System ten ma też za zadanie eliminację cech, zachowań niepożądanych z punktu widzenia organizacji.
Rodzaje motywacji:
1.Wewnetrzny system motywacji pracowników firmy - opiera się na zasadach wywierania wpływu na pracowników poprzez management, kształtujący system nagradzania (system gratyfikacji finansowej) za osiągnięcia w pracy, zainteresowanie pracą, staranność wykonania zadania, system awansów oraz premiowania za efektywną pracę w wymiarze pozafinansowym jak np.: pożyczki wewnątrzzakładowe, pakiety socjalne, doradztwo finansowe itp., a także stosowania różnego rodzaju „kar” za naganne zachowania, niewłaściwą pracę bądź nie przestrzeganie zasad współpracy czy koleżeństwa w firmie.
2.System szkoleń pracowników (zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych)- zmierzających do podniesienia umiejętności i kwalifikacji zawodowych pracowników na wszystkich szczeblach, zwłaszcza menadżerów (mających dominujący wpływ na ich bezpośrednich podwładnych).
3.Kształtowanie efektywnej współpracy pomiędzy pracownikami - dotyczy zarówno wymiany informacji, rozwiązywania problemów, tworzenie zespołów zadaniowych itp.
4.System wewnętrznej i zewnętrznej komunikacji - wykorzystywany do efektywnego usprawnienia procesu wymiany informacji (wewnątrz jak i na zewnątrz przedsiębiorstwa), poprawnej ich analizy i podejmowaniu decyzji, ograniczenia biurokracji, zarządzani projektami itp.
ęControlling jest stosunkowo nowym sposobem przeprowadzania oceny funkcjonowania poszczególnych segmentów przedsiębiorstwa. Do realizacji takiego przedsięwzięcia organizuje się specjalne komórki, które zazwyczaj nie mają narzuconego jednego obszaru działania ani stałego składu osobowego. Zespoły te mogą również na stałe być wpisane w strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.
Controlling, jak większość pojęć z dziedziny zarządzania, zinterpretowany został przez wielu autorów, a oto kilka ze znanych definicji:
Controlling to funkcja zarządzania, której istotą jest pomiar i korekta wykonywanych zadań przez podwładnych, w związku z potrzebą oceny osiąganych celów (planowanych zadań) – H. Koontz, C. O’Donnell, H. Weihrich (1984)
Controlling koordynuje całokształt procesów planowania, dyspozycji i kontroli oraz zasilania w informacje; steruje tym samym działalnością przedsiębiorstwa pod kątem wyznaczonych celów. - J. Goliszewski (1990)
Controllingto proces mierzenia i oceny aktualnego stanu firmy w związku z ustalonymi celami, planami, standardami i budżetami oraz przeprowadzenie działań korekcyjnych. - H. Johannsen, G. T. Page (1990)
Jedną z gałęzi controllingu jest controlling menedżerski. Jego zadaniem jest udoskonalanie i kontrola poszczególnych obszarów działalności gospodarczej. Proces ten przebiega w ściśle określony sposób, łączy czynności koordynacyjne, planistyczne, kontrolne oraz informacyjne. Przeprowadzany jest przez tzw. zespoły zadaniowe controllingu, które składają się z: koordynatorów, planistów i kontrolerów.
Najważniejsze zastosowania controllingu to:
Ciągłe lub chwilowe monitorowanie sytuacji technicznej i gospodarczej przedsiębiorstwa,
Pomoc w przygotowywani i wdrażaniu nowych zadań, rozwiązań technologicznych,
Nieoceniona pomoc dla kierownictwa firmy przy podejmowaniu decyzji związanych z rozwojem, usprawnieniem czy wdrożeniem,
Narzędzie do sprawnego i racjonalnego zarządzania przedsiębiorstwem,
Określenie prawdopodobnych efektów podjęcia określonej decyzji na szczeblu kierowniczym,
ęZarządzanie jako system jest charakteryzowany za pomocą pięciu aspektów: celowościowy, podmiotowy, strukturalny, funkcjonalny, instrumentalny.
Aspekt celowościowy – dotyczy działalności globalnej przedsiębiorstwa, jej sformalizowania odnosząc się do przyjętej wizji i misji
1.Klasyfikator celów firmy lub dowolnego podsystemu
2.Warunki współdziałania
Aspekt podmiotowy – odnosi się do kierownictwa, zespołów doradczych komórek, które na wszystkich szczeblach struktury organizacyjnej wykonują zadania zarządzania strategicznego
1.Typy instytucji zarządzania
2.Role kierownicze
3.Tryb powoływania i odwoływania instytucji decyzyjnych
4.Zasady zawierania kontraktów menedżerskich i wynagradzania
5.System oceny efektywności zarządzania
Aspekt strukturalny – opiera się na strukturze kierownictwa, zespołów doradczych i komórek, które wchodzą w skład organizacji systemu zarządzania strategicznego
1.Konfiguracja struktury organizacyjnej
2.Organizacja systemów decyzyjnych zarządzania
3.Organizacja systemu planowania
4.Organizacja systemu kontroli
Aspekt funkcjonalny – dotyczy funkcjonowania systemu zarządzania strategicznego i w ujęciu procesowym go określa
1.Zasady zarządzani
2.Funkcje zarządzania
3.Style zarządzania
4.Formy organizacyjne procesu zarządzania
Aspekt instrumentalny – odnosi się do zbioru narzędzi badawczych i przygotowawczych, które są wykorzystywane w projektowaniu strategii zarządzania oraz jej wdrażaniu, w pracach diagnostycznych,
1.Rachunki menedżerskie
2.Instrumenty Finansowe
3.Instrumenty prawne
4.Negocjacje
5.Metody organizacji i zarządzania
